NOTARIOS

José Ramón Castro Reina
Manuel Ignacio Cotorruelo Sánchez

actas-notarialesEn este post y el siguiente, queremos acercaros al concepto y a las características generales del acta notarial, uno de los documentos más frecuentes y quizás más desconocidos. Para completar su estudio os daremos una clasificación de sus tipos, determinando los elementos diferenciadores de cada uno de ellos.

Al contrario que las escrituras públicas o las pólizas, que tienen por objeto un negocio jurídico o un contrato (compraventas, préstamos, arrendamientos…) las actas notariales documentan hechos. Eso significa que el Notario actúa como testigo de los hechos que presencia de los que deja constancia en el acta, junto a sus percepciones y en su caso, los juicios u opiniones que tales hechos le merecen. El contenido de las actas puede ser muy variado y se encuentra regulado en el Reglamento Notarial, como veremos al tratar sus clases, sin embargo existen una serie de reglas y principios generales de obligada observancia y que pasamos a ver:

1º) Con carácter general, el Notario, no autoriza un acta de oficio, sino que debe hacerlo a instancia de parte interesada. Para ello, la persona que solicita su actuación, debe firmar lo que se llama el requerimiento inicial. En ese momento, además de asegurarse del cumplimiento de los requisitos generales de cualquier instrumento público, el Notario debe apreciar el interés legítimo del requirente en el acta que se insta. En caso de no existir dicho interés el Notario deberá denegar su actuación. Además ese requerimiento inicial determina los límites materiales de las comprobaciones que debe realizar el Notario, de forma que cuando practique la diligencia debe ceñirse al objeto que se ha hecho constar en el requerimiento inicial.

2º) Además de la falta de interés legítimo jurídicamente protegible del requirente hay otras causas por las que el Notario puede denegar su actuación en materia de actas, como son las siguientes:    

-Falta de competencia territorial. Es decir, no puede requerirse al Notario para desplazarse y practicar la diligencia fuera de su ámbito territorial. Como sabemos el Notario en su despacho y en su localidad puede realizar cualquier negocio o contrato en escritura sobre cualquier bien, independientemente de donde se encuentre éste, es decir se puede comprar un piso de Madrid en una Notaría en Cádiz. Pero el Notario no puede desplazase físicamente fuera de su ámbito territorial para realizar ninguna actuación, es decir no puede un Notario de Cádiz ir a Madrid y realizar allí una actuación válida.

-Falta de competencia funcional. No puede ser objeto de un acta notarial asuntos que formen parte de un procedimiento judicial o administrativo. Es decir, no cabe sustituir la actuación del Juez por una actuación notarial.

-Cuando pueda producirse una intromisión en cualquier derecho fundamental de la persona (derecho al honor, secreto de las comunicaciones…) o, en general, cuando la actuación requerida contravenga cualquier disposición legal. Consecuencia de ello es la imposibilidad de que el objeto de un acta sea una conversación telefónica, o un envío de un sobre cerrado cuyo contenido escape al control de legalidad del Notario.

 3º) En el momento de practicar la diligencia, es decir, al tiempo de realizar la actuación requerida, el Notario tiene la obligación de dar a conocer su condición y el objeto de su presencia y no podrá desarrollar su función sin la autorización de la persona que tenga la facultad de admitir o denegar su presencia en el lugar donde se encuentre. Por ejemplo, si se trata de un acta que tiene por objeto dejar constancia de lo que ocurre en un recinto privado, el propietario del mismo es quien debe autorizar la entrada del Notario que dejará constancia de ello en el acta. En caso de denegarle la entrada, no podrá realizar su actuación el Notario, de lo que también dejará constancia en el acta.

 4º) Las actas notariales gozan de las presunciones de veracidad, integridad y legalidad propias de cualquier documento notarial y producen efectos probatorios frente a terceros. Es decir, prueban el hecho que constituye su objeto, es decir la existencia del citado hecho tal y como se describe en el acta. Su existencia sólo puede ser discutida  en sede judicial.

El original del acta se conserva en el protocolo notarial y de ella se dará copia la requirente. También podrá solicitar copia cualquier persona que tenga interés legítimo y, en su caso, la autoridad judicial.

El siguiente post tendrá por objeto un examen de los distintos tipos de acta notarial, objeto de cada una de ellas y efectos. Puedes leerlo haciendo clic aquí.

Fuente Imagen | Archivo