NOTARIOS

José Ramón Castro Reina
Manuel Ignacio Cotorruelo Sánchez

Al igual que ocurre en la mayoría de profesiones u oficios, en la Notaría hay un glosario de términos y conceptos propios cuyo significado es desconocido para una gran mayoría de personas.

Pero junto a esas palabras extrañas al lenguaje común, otras más utilizadas en círculos no notariales tienen un significado distinto dentro del contexto notarial, provocando un efecto semejante a los famosos “falsos amigos” que encontramos cuando estudiamos otro idioma. A éstos nos vamos a referir en este “post” y de camino intentamos que os familiaricéis un poco más con nuestra realidad.

Para empezar, toda notaría tiene  un protocolopropio, que no tiene nada que ver con normas de comportamiento o de buenas maneras que deban mantenerse en sus instalaciones, sino que esta palabra define al conjunto ordenado y numerado de todas las escrituras y actas que se firman en cada notaría. Es decir, los originales de cada uno de los documentos firmados de esa naturaleza se guardan por fechas en un protocolo que se inicia el día uno de enero de cada año y se cierra el treinta y uno de diciembre del mismo.

Este protocolo es secreto y a él sólo puede tener acceso el notario que lo custodia y determinadas personas con autorización judicial mediante exhibición al notario del mandamiento correspondiente. Con la confección y cuidado del protocolo,  el notario cumple una de las tareas que tiene encomendada su función: la de la conservación del documento notarial, así aunque un cliente pierda su escritura, sabe que siempre podrá solicitar otra en la misma notaría donde firmó su matriz, que es otra de las palabras que utilizamos con significado distinto al usual.

¿A qué llamamosmatriz en un despacho notarial? No es un concepto matemático, ni por supuesto, un órgano humano, es el original del documento que se firma y se custodia en la notaría formando el protocolo antes explicado. Al cliente se le entrega la copia autorizada y/o la copia simple de su instrumento notarial, pero el original (matriz) se queda en la Notaría. Lo que la mayoría conoce como escritura es la copia autorizada, que es una reproducción fiel y exacta de la matriz y que está firmada y rubricada por el notario. Se le añade además un sello de seguridad que garantiza la autenticidad del documento. Esa copia autorizada es la que circula en el “tráfico jurídico” y sirve:

a) En todos los casos, para liquidar del Impuesto correspondiente y, en su caso,  inscribir en los diferentes registros;

b) En las que tengan por objeto la transmisión de un bien, para justificar la propiedad del citado bien;

c) En lo poderes de cualquier clase y en los nombramientos de cargos de sociedades, para acreditar la existencia y vigencia de la representación y las facultades que se incluyen en la misma;

d) En los préstamos hipotecarios y en general, cuando tengan por objeto obligaciones, para exigir el pago o cumplimiento de las mismas,… y para desplegar todos los efectos del documento notarial ya vistos en este blog, por ejemplo en el post “Lo que hay que saber y hacer para comprar una vivienda (II). Por su parte, las copias simples se expiden a título informativo, no están firmadas por el notario autorizante del documento y en ningún caso tienen los efectos propios de la copia autorizada (así por ejemplo, no sirven para acreditar la existencia ni vigencia de un poder); se suelen utilizar para su depósito en los órganos competentes de liquidar los impuestos a que den lugar los negocios que se formalizan en la escritura.

Sólo pueden pedir copias, los otorgantes y las personas a cuyo favor resulte de la escritura o póliza incorporada al protocolo algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, y quienes acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo en el documento.

Por último, nos vamos a referir en este post de términos de significado equívoco, al “testimonio. En la notaría el testimonio no es una manifestación de un testigo ni de ninguna otra persona, sino que un tipo de documento notarial que puede tener por objeto:

a) Testimonio de exhibición. El notario reproduce auténticamente los documentos originales que le son exhibidos a tal fin (es lo que se conoce comúnmente como compulsa). No implica el juicio del notario sobre la autenticidad o autoría del documento testimoniado. También este tipo de testimonio puede tener por objeto la dación de fe por parte del notario de la existencia de una persona.

b) Testimonio de vigencia de leyes. Tiene por objeto acreditar en el extranjero la legislación vigente en España o el estatuto personal del requirente; o,

c) Testimonio de legitimación de firmas. Acredita el hecho de que una firma ha sido puesta a presencia del notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada.

 Esperamos que a través de estas letras os hayamos acercado conceptos que os puedan servir en las relaciones con una notaría.