Actualmente, se puede constituir una sociedad mercantil sin tener dinero e incluso sin ningún socio, ya que no es obligatoria la aportación de metálico y se puede crear por una sola persona, dando lugar en este último caso a lo que se conoce como sociedad unipersonal, pero en ambos supuestos y en cualquier otro, hay que tener cerca un notario porque se va a necesitar para crearla. El título de este post pretende así llamar la atención sobre el hecho de que son muchos los momentos de la vida de una sociedad mercantil en la que es necesaria o aconsejable la intervención notarial y que pasamos a estudiar.

    Como hemos anticipado ya, la relación de una sociedad con la notaría comienza desde el momento mismo de su constitución que exige escritura pública. Con la  entrada en vigor de las últimas reformas, el vigente régimen legal ha flexibilizado, acelerado y abaratado la constitución de gran parte de las sociedades que se crean en la actualidad en nuestro país, permitiendo, que desde la notaría y una vez firmada la escritura de constitución se presente telemáticamente para la liquidación del impuesto, para la obtención del CIF y también en el Registro Mercantil. De esta forma, cuando se recoge la escritura en el despacho notarial, no debe acudirse a ninguna otra oficina pública. Todo ello con unos costes y en unos plazos muy limitados. Ya hemos tenido ocasión de hablar de ello en este blog en los posts “Cómo se constituyen actualmente las sociedades mercantiles (I)” “(y II)” y seguro que volveremos a ello.

    En ese momento de la fundación se recogen los estatutos de la sociedad, que junto a la ley constituyen su régimen jurídico. Hay algún tipo social que casi no permite el juego de la autonomía de la voluntad de los socios a la hora de elaborar los estatutos en su constitución, como la llamada “sociedad exprés” que para acogerse a su especial régimen de constitución debe regirse en sus inicios por los estatutos-tipos aprobados por la Orden Ministerial JUS/3185/2010, de 9 de diciembre. Fuera de este caso especial y de algún otro, en general, la Ley permite a los constituyentes ajustar a sus preferencias el marco estatutario. En ese momento el asesoramiento del notario  confiere un valor añadido a su actuación.

    Todos los estatutos, incluso los del supuesto antes citado, pueden ser objeto de modificación. ¿Qué se entiende por modificación de estatutos? Pues cualquier cambio en la redacción de sus artículos. Pongamos algunos ejemplos: dotar a la sociedad de nuevo nombre; trasladar su  domicilio; incluir o suprimir cualquier actividad de su objeto; organizar la forma de gestionar o administrar la sociedad son modificaciones estatutarias. Estos supuestos, dado que afectan al título constitutivo, se deben realizar notarialmente, al igual que el aumento o reducción del capital social, que son otras modalidades de cambio estatutario revestidas de especiales requisitos legales, entre los cuales está el control notarial exigido en ese momento,  establecido en garantía de los terceros que contraten por la sociedad,

Pero día a día de la sociedad está compuesto por muchos otros momentos en los que es necesaria o aconsejable la intervención de un notario:

1. La actuación como secretario en las sesiones de los órganos colegiados de la sociedad. Es una posibilidad que la Ley concede y que se torna obligatoria para los administradores cuando lo piden un determinado número de socios. En este caso, el acta notarial resultante es el acta de la reunión y no necesita ser aprobada por el órgano colegiado correspondiente.
2. La elevación a público de los distintos acuerdos sociales, dotándolos de fecha fehaciente. Entre ellos, son de especial trascendencia los que tienen por objeto el nombramiento y cese de los cargos sociales, administradores, auditores… Además, en estos casos el notario controla la legitimidad y capacidad de quien comparece a elevar a público los citados acuerdos.
3. La transmisión de las cuotas, participaciones o acciones sociales se realiza mediante escritura pública y en ella se debe acreditar que se han cumplido todos los requisitos legales y estatutarios exigidos para dichos actos, por ejemplo la existencia de un derecho de adquisición preferente. El notario advertirá de la necesidad de comunicar a la sociedad la transmisión efectuada.
4. Las declaraciones relativas a la unipersonalidad de especial trascendencia para el conocimiento de los terceros. Esa es la razón de que sea necesario otorgar escritura pública e inscribir en el Registro Mercantil la adquisición y pérdida de la condición de unipersonalidad y el cambio de socio único. Para ello habrá que acreditarle al notario los títulos de adquisición de las diferentes participaciones o acciones.
5. El otorgamiento de poderes a favor de personas relacionadas con la sociedad o de terceros ajenos a la misma, facultándolos para la realización de un acto o un grupo de actos jurídicos.
6. Cualquier modificación estructural (fusión, escisión, transformación o cesión global del activo y pasivo), en cuanto afectan al título constitutivo de las mismas, necesita el otorgamiento de la correspondiente escritura pública en la que constaran el cumplimiento de los requisitos de publicidad o de información exigidos por la Ley.

     Esperamos que este esquema sirva para daros una idea del funcionamiento de una sociedad mercantil  segur que volveremos a algunos de estos temas en sucesivos posts de este blog.